Die Repaircafé-Plattform
makerspace-weiden.de ist mehr als eine Webseite: Es ist eine komplette digitale Infrastruktur für Repaircafés. Sie verbindet Organisatorinnen, Reparateurinnen und Kunden auf einer Plattform und nimmt Repaircafés bei allen wiederkehrenden Aufgaben ab – von der Anmeldung bis zur Spendenbescheinigung.
Wer ein Repaircafé betreibt, muss viele Dinge gleichzeitig im Blick behalten: Termine planen, Helfer koordinieren, Kunden anmelden, Reparaturen dokumentieren, Spenden verwalten und Fördermittel nachweisen. Genau hier setzt makerspace-weiden.de an.
Jedes Repaircafé erhält eine eigene Unterseite, auf der Besucher das nächste Repaircafé mit Datum, Uhrzeit und Ort finden, sich direkt online für eine Reparatur anmelden können, die angebotenen Fachbereiche einsehen und Kontaktinformationen sowie das Impressum finden. Die Seiten sind individuell pflegbar und können mit eigenen Hinweisen, Aktionen und Formatierungen versehen werden.
Kunden melden ihr defektes Gerät vorab online an. Dabei können sie Kategorie und Unterkategorie wählen, Hersteller, Modell/Typ und Seriennummer eintragen, ein Foto des Gerätes und ein Foto des Typenschilds hochladen sowie den Fehler beschreiben. Das Typenschild kann per Bildauswertung automatisch ausgelesen werden – Hersteller, Modell und Seriennummer werden direkt in die Anmeldung übernommen.
Nicht jeder Kunde meldet sich vorab an. Über das Walk-in-Formular können Mitarbeiterinnen vor Ort schnell eine Anmeldung erfassen – inklusive Adresse, Kontaktdaten und Foto-Upload.
Im Administrationsbereich können Termine mit Datum, Uhrzeit, Veranstaltungsort, verfügbaren Plätzen, öffentlichen Hinweisen (auch mit HTML-Formatierung) und Helferinnen-Zusagen angelegt werden. Mitarbeiterinnen können sich zu Terminen ein- und austragen. Im Anmeldeformular sieht der Kunde dann sofort, welche Fähigkeiten an diesem Termin vertreten sind – er erkennt also, ob jemand vor Ort ist, der sein Gerät reparieren kann.
Jede Reparateurin kann im eigenen Profil handwerkliche Schwerpunkte hinterlegen – zum Beispiel Elektronik, Computer, Smartphone, Tablet, Haushaltsgeräte, Möbel/Holz, Metallbearbeitung, Fahrrad, Textilien, Leder, Schmuck, Upcycling, Basteln und 3D-Druck. Diese Skills werden als Icons angezeigt, sodass Kunden und Organisatorinnen auf einen Blick erkennen, wer wofür zuständig ist.
Anstatt Papierlaufzettel zu verwenden, arbeitet die Plattform mit digitalen Reparaturprotokollen. Darin sind alle Daten der Anmeldung enthalten. Der Reparateur dokumentiert den Reparaturstatus, Anmerkungen und Fehleranalyse, verwendete Ersatzteile und Materialien sowie Fotos des Geräts während oder nach der Reparatur. Der Laufzettel kann jederzeit ausgedruckt werden – wahlweise einseitig oder beidseitig.
Die integrierte Kassenverwaltung erfüllt die Anforderungen gemeinnütziger Vereine: Spendenquittungen erstellen und versenden, Auslagen, Fahrtkosten und Tagegelder digital abrechnen, Bareinzahlungen und Verwahrgelder aus dem Repaircafé verbuchen, Kassenbuch, Kostenstellen und Konten verwalten, Auswertungen nach dem DATEV-Standardkontenrahmen SKR 42 sowie Projekt-Controlling über ein zweistufiges Kostenstellensystem (KOST1/KOST2). Das ist besonders wichtig für Förderprojekte und Verwendungsnachweise.
Die Plattform zeigt automatisch wichtige Kennzahlen: Anzahl der Anmeldungen, Reparaturquote, vermiedener Elektroschrott in Kilogramm, dokumentierte Arbeitsstunden und CO₂-Einsparungen in verschiedenen Vergleichsgrößen wie Autokilometern, Duschen oder Flugkilometern. Auf einer zentralen Statistikseite werden die Ergebnisse aller Repaircafés in einem Ranking dargestellt.
Nicht jeder Benutzer darf alles sehen. Es gibt klare Rollen: Administratorinnen haben vollen Zugriff auf alle Funktionen inklusive Kassenverwaltung. Mitarbeiterinnen können Reparaturen durchführen, Laufzettel führen, Quittungen einreichen sowie Fahrtkosten und Tagegeld beantragen. Nutzerinnen mit der Rolle „Nur Lesen" dürfen Daten einsehen, aber nicht bearbeiten – und haben keinen Zugriff auf die Kassenverwaltung.
Die Plattform kann wie eine App auf dem Smartphone installiert werden. Änderungen an der Webseite gelten automatisch auch für die installierte App.
Alles läuft digital und zentral: Anmeldungen, Termine, Helfer, Laufzettel und Kasse. Statt Daten in verschiedenen Tabellen, Mails und Papierformularen zu verstreuen, hat das Team alles an einem Ort.
Jedes Café bekommt eine eigene moderne Webseite mit Online-Anmeldung, Terminübersicht und Kontaktdaten. Das wirkt bei Besuchern, Sponsoren und Geldgebern seriös.
Spenden, Ausgaben, Arbeitsstunden und Reparaturerfolge werden automatisch erfasst. Für Förderanträge und Verwendungsnachweise lassen sich jederzeit aussagekräftige Berichte erstellen.
Kunden sehen vor der Anmeldung, welche Fähigkeiten am Termin vertreten sind. Helferinnen tragen sich nur zu den Terminen ein, zu denen sie Zeit haben. Das verhindert Frustration auf beiden Seiten.
Reparateurinnen profitieren von Recherche-Links, Schaltplänen, der Möglichkeit zur Typenschild-Auswertung und der Dokumentation früherer Reparaturen.
Die Plattform ist für Repaircafés grundsätzlich kostenfrei. Bei Unterstützung durch wiederkehrende Spenden werden zusätzliche Funktionen wie die Kassenverwaltung freigeschaltet.
makerspace-weiden.de ist die digitale Heimat für Repaircafés. Sie nimmt Organisation, Dokumentation und Buchhaltung ab, stärkt die Sichtbarkeit jedes einzelnen Cafés und schafft eine lebendige Community von Menschen, die gemeinsam Geräte retten und Ressourcen schonen. Wer ein Repaircafé betreibt, sollte dabei sein – weil Reparieren Teamwork braucht, und diese Plattform das Team verbindet.